Dieses als „Schatten-KI“ bezeichnete Verhalten ist dabei weniger ein neues Phänomen als vielmehr die Fortsetzung einer bekannten Entwicklung: Mitarbeiter greifen seit jeher zu Technologien, die ihnen die Arbeit erleichtern und beschleunigen – unabhängig davon, ob diese zuvor von der IT genehmigt wurden. KI verstärkt diese Entwicklung jedoch erheblich.
Der „State of Digital Workspace 2026 Report“ von Omnissa zeigt, wie schnell diese Entwicklung voranschreitet. Auf Basis von Telemetriedaten aus Millionen verwalteter Geräte und 17 Branchen wurde festgestellt, dass die Nutzung von KI-Assistenten im Jahr 2025 um nahezu 1.000 Prozent gestiegen ist. Damit zählen KI-Anwendungen aktuell zur am schnellsten wachsenden Softwarekategorie im Arbeitsumfeld.
Doch die reine Zahl der eingesetzten KI-Tools erzählt nur einen Teil der Geschichte. Entscheidend ist vor allem die Frage, warum Mitarbeiter auf nicht genehmigte Anwendungen zurückgreifen. Häufig offenbart dies eine Lücke zwischen den Vorstellungen der IT-Abteilung und dem tatsächlichen Arbeitsalltag. Während zentral bereitgestellte Lösungen wie Microsoft Copilot in verwalteten Umgebungen weit verbreitet sind, dominieren außerhalb dieser Strukturen häufig öffentliche KI-Dienste. Mitarbeiter wählen dabei meist nicht bewusst den Weg an Sicherheitsrichtlinien vorbei, sondern entscheiden sich schlicht für das Tool, das ihnen schneller, vertrauter oder für eine bestimmte Aufgabe besser geeignet erscheint.
Für Unternehmen entsteht daraus allerdings ein erhebliches Governance- und Compliance-Risiko. Sobald sensible Daten über Anwendungen verarbeitet oder Gespräche über Kommunikationsdienste geführt werden, die außerhalb der vorgesehenen Systeme liegen, verliert die Organisation schnell den Überblick. Das betrifft nicht nur KI. Auch bei Messaging- und Kommunikationstools zeigt sich, dass Beschäftigte neben offiziell genehmigten Plattformen auf Consumer-Anwendungen zurückgreifen. Informationen können dadurch in Systeme gelangen, die weder für Aufbewahrung, Überwachung noch spätere Untersuchungen vorgesehen sind.
Gleichzeitig macht die rasante KI-Einführung bestehende Schwächen im Endpunktmanagement sichtbar. Während ein neuer KI-Dienst innerhalb weniger Minuten genutzt werden kann, dauert es häufig Monate, Sicherheitslücken auf Geräten zu schließen oder einheitliche Standards durchzusetzen. Die Omnissa-Daten zeigen deutliche Unterschiede bei Patch-Geschwindigkeiten und Verschlüsselungsraten. Besonders in Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen oder Bildung finden sich Geräte, die entweder deutlich hinter aktuellen Betriebssystemversionen zurückliegen oder nicht ausreichend verschlüsselt sind.
Gerade darin liegt das eigentliche Problem: „Schatten-KI“ ist nicht zwangsläufig die Ursache bestehender Sicherheitslücken, sondern kann bereits vorhandene Schwachstellen zusätzlich verstärken. Ein Unternehmen, das nicht weiß, welche Anwendungen seine Mitarbeiter verwenden, hat häufig auch Schwierigkeiten, den Patch-Status, die Verschlüsselung oder den allgemeinen Sicherheitszustand seiner Geräte vollständig zu überblicken. Besonders kritisch wird es, wenn diese Informationen in getrennten Systemen liegen und verschiedene Teams jeweils nur einen Teil der Infrastruktur betrachten können.
Auch bei der Einführung von KI selbst spielt der Zustand der Endgeräte eine entscheidende Rolle. KI-Assistenten, Agenten und lokale Modelle benötigen leistungsfähige und zuverlässige Geräte. Gleichzeitig konkurrieren sie mit zahlreichen Sicherheits-, Verwaltungs- und Systemtools um Rechenleistung und Arbeitsspeicher. Wenn Geräte langsam oder instabil reagieren, werden Mitarbeiter nach alternativen Lösungen suchen – möglicherweise erneut außerhalb der offiziell vorgesehenen IT-Umgebung.
Unternehmen sollten sich deshalb nicht allein darauf konzentrieren, einzelne KI-Tools zu verbieten oder zusätzliche Governance-Dashboards einzuführen. Entscheidend ist ein umfassender Blick auf die gesamte Arbeitsumgebung. Informationen über KI-Nutzung, Gerätealter, Betriebssysteme, Patch-Status, Verschlüsselung und installierte Anwendungen müssen zusammengeführt werden. Erst dadurch lässt sich erkennen, wo sich mehrere Risiken bei denselben Geräten, Mitarbeitern oder Geschäftsprozessen konzentrieren.
„Schatten-KI“ ist somit vor allem ein sichtbares Symptom eines größeren Problems: fehlende Transparenz über die digitale Arbeitsumgebung. Wer KI sicher und erfolgreich einsetzen will, muss deshalb nicht nur kontrollieren, welche Tools verwendet werden, sondern auch verstehen, auf welchen Geräten und unter welchen Sicherheitsbedingungen sie zum Einsatz kommen.
